第1篇 a企業(yè)公文管理規(guī)定
電力公司公文管理規(guī)定
1 總則
1.1 為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)實(shí)際工作情況,特制定本規(guī)定。
1.2 公司綜合管理部是公文的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)建立健全公文工作制度,加強(qiáng)公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,按期進(jìn)行匯總分析,保證公文處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
1.3 公司綜合管理部配備文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀(guān)念強(qiáng)且具備有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。
1.4 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
1.5 公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公文由綜合管理部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。
1.6 公司各類(lèi)發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和布置公司工作的文件。有效文件分兩類(lèi),一是有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件,二是有效的工作安排性文件。明確文件的有效性并通過(guò)受控的方式管理公文,是防止各級(jí)機(jī)構(gòu)出現(xiàn)執(zhí)行無(wú)效文件的主要措施。
2 公文種類(lèi)及使用范圍
2.1 公司的公文種類(lèi)主要有:命令(令)、決定、決議、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、通知、通報(bào)、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。
2.2 各類(lèi)公文使用范圍
2.2.1 命令(令)。
適用于采取重大或強(qiáng)制性措施嘉獎(jiǎng)或懲戒管理權(quán)限內(nèi)的有關(guān)人員;撤銷(xiāo)分公司不適當(dāng)?shù)臎Q定等。
2.2.2 決定、決議。
對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出的安排,用“決定”。
經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò),并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決議”。
2.2.3 通告。
適用于在一定范圍內(nèi)向員工或者往來(lái)單位公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知曉的事項(xiàng)。
2.2.4 通知。
適用于發(fā)布規(guī)章制度(包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細(xì)則等)和措施;傳達(dá)上級(jí)有關(guān)單位的指示;要求下級(jí)單位辦理或者需要知曉的事項(xiàng);轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)單位、同級(jí)單位和不相隸屬單位的公文;批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文;印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà);人事任免事項(xiàng)等。
2.2.5 通報(bào)。
適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
2.2.6 報(bào)告。
適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,提出意見(jiàn)或建議,回復(fù)上級(jí)單位詢(xún)問(wèn)或交辦事項(xiàng)的處理結(jié)果。
2.2.7 請(qǐng)示。
適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
2.2.8 批復(fù)。
適用于答復(fù)下級(jí)單位或相關(guān)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
2.2.9 函。
適用于平級(jí)單位之間或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。
2.2.10 會(huì)議紀(jì)要。
適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
2.3 公司的公文類(lèi)別主要包括:
2.3.1 公司文件(格式一)。
公司的發(fā)字文件文種代號(hào)為“字[****]***號(hào)”。
公司人事勞資配備單獨(dú)發(fā)文字號(hào),發(fā)文字號(hào)為“字[****]***號(hào)”。
2.3.2 公司批件(格式二)。
公司批件文種代號(hào)為“字[****]***號(hào)”。
2.3.3 公司函件(格式三)。
公司函件文種代號(hào)為“函字[****]***號(hào)”。
2.3.4 公司傳真電報(bào)(格式四)。
公司傳真電報(bào)文種代號(hào)為“傳字[****]***號(hào)”。
2.4 “簽報(bào)”作為內(nèi)部文件,是各部門(mén)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或報(bào)告工作的一種形式?！昂瀳?bào)”要納入公文一體管理。“簽報(bào)”必須由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人親筆簽名?！昂瀳?bào)”原件只報(bào)一份,交綜合管理部登記編號(hào)后送公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示,或由公司主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況分送其他領(lǐng)導(dǎo)批示。公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的原件由綜合管理部登記、復(fù)印后將復(fù)印件退各部門(mén)(綜合管理部保留原件,并存檔),各部門(mén)須妥善保管,并按公司領(lǐng)導(dǎo)批示要求落實(shí)有關(guān)工作。
3 公文格式和行文規(guī)則
3.1 公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、收文單位標(biāo)識(shí)、收文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、文件編號(hào)、印章、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位等部分組成。
3.1.1 涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)密級(jí)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”?！敖^密”、“機(jī)密”還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。公文是否定為密級(jí)文件由擬稿部門(mén)和綜合管理部根據(jù)公文內(nèi)容共同掌握。
3.1.2 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
3.1.3 發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
3.1.4 發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號(hào)。
3.1.5 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi),一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。
3.1.6 主送單位指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。主送單位置于標(biāo)題之下、正文之上,頂格排列。有些不便于在首頁(yè)列出主送單位的公文,如決定、決議、會(huì)議紀(jì)要、法規(guī)性文件等,主送單位可以寫(xiě)在公文末頁(yè)抄送單位之前。主送、抄送、內(nèi)部發(fā)送單位一律用全稱(chēng)或規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。
3.1.7 公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱(chēng)。
3.1.8 公文除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
3.1.9 公文成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
3.1.10 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位;應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
3.1.11 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。
3.2 公文行文要按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。一般不越級(jí)行文,因特殊情況,必須越級(jí)行文時(shí),應(yīng)同時(shí)抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)。
3.3 公司發(fā)文行文規(guī)則:
3.3.1 凡是對(duì)公司外發(fā)文;公司發(fā)布指令、決定、決議;頒布規(guī)章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用**電字或**電函字。
3.4 上行文(報(bào)告、請(qǐng)示等),應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫(xiě)明主送單位,如需同時(shí)發(fā)送其他單位,還應(yīng)寫(xiě)明抄送單位。“請(qǐng)示”應(yīng)堅(jiān)持一文一事,一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位;“請(qǐng)示”不得抄送下級(jí)單位。
3.5 “報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
3.6 精簡(jiǎn)公文。對(duì)可發(fā)可不發(fā)的和能用電話(huà)、面談等方式解決問(wèn)題的事項(xiàng),不要行文。
4 發(fā)文辦理
4.1 發(fā)文辦理是指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程,包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、校對(duì)、印制、用印、登記、分發(fā)立卷、存檔等程序。
4.2 擬稿。擬稿一般按照職能部門(mén)分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序,誰(shuí)主管誰(shuí)主辦。涉及兩個(gè)部門(mén)以上的事項(xiàng),應(yīng)以一個(gè)部門(mén)為主,與有關(guān)部門(mén)協(xié)商一致后再辦理行文。
4.2.1 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
4.2.1.1 符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。
4.2.1.2 情況屬實(shí),觀(guān)點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清晰,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡(jiǎn)短。
4.2.1.3 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。公文中的數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的字必須使用漢字外,其它應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
4.2.1.4 公文結(jié)構(gòu)層次數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。
4.2.1.5 應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。
4.2.1.6 公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng),應(yīng)當(dāng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
4.2.1.7 公文呈批要按照“公司發(fā)文稿紙(見(jiàn)附件一)”要求,詳細(xì)、準(zhǔn)確填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。
4.2.1.8 公文擬稿應(yīng)采用a4紙型,同時(shí)必須提供電子版文件;會(huì)簽、核稿、簽發(fā)必須用鋼筆、簽字筆書(shū)寫(xiě),簽名應(yīng)寫(xiě)清姓名、日期。
4.2.1.9 對(duì)公司重大事項(xiàng)或涉及多個(gè)部門(mén),又需有關(guān)部門(mén)配合解決的事項(xiàng),主辦部門(mén)應(yīng)先征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn),再簽報(bào)主辦部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)審閱,分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況簽署是否發(fā)文或提出處理意見(jiàn)。如公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示發(fā)文,則由主辦部門(mén)草擬文稿。
4.3 公文審核。
4.3.1 公文審核實(shí)行層層負(fù)責(zé)制。擬文部門(mén)負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān),對(duì)所擬公文進(jìn)行初審,對(duì)發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé),并簽名后送綜合管理部。
4.3.2 各類(lèi)發(fā)文在送綜合管理部后,由綜合管理部負(fù)責(zé)核稿把關(guān)。
4.3.2.1 核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致;審核文稿內(nèi)容是否需要行文;審核文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策;審核文稿內(nèi)容部門(mén)間的一致性;審核文稿中所提解決問(wèn)題的意見(jiàn)、辦法、措施是否切實(shí)可行;審核文稿格式是否符合有關(guān)規(guī)定,文字表達(dá)是否準(zhǔn)確精練,專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和人名、地名、引文是否正確,標(biāo)點(diǎn)使用是否正確,文字書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范;審核公文主送、抄送單位,內(nèi)部發(fā)送范圍是否恰當(dāng)?shù)鹊取?/p>
4.3.2.2 綜合管理部預(yù)對(duì)文稿做大的改動(dòng),應(yīng)征求主辦部門(mén)的意見(jiàn);對(duì)不合格的文稿,綜合管理部有權(quán)退回?cái)M稿部門(mén)進(jìn)行修改。
4.3.2.3 發(fā)文需會(huì)簽的,應(yīng)由擬文部門(mén)送有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后,再交綜合管理部核稿。根據(jù)來(lái)文擬辦的文稿,必須把來(lái)文原件附在文稿后。
4.4 發(fā)文編號(hào)、打印、校對(duì)、蓋章、分發(fā)。
4.4.1 公文打印、編號(hào)由綜合管理部負(fù)責(zé)。密級(jí)公文要指定專(zhuān)人打印,并根據(jù)先急后平、先上報(bào)后下發(fā)、先公文后資料的原則進(jìn)行安排。急件隨到隨辦。
4.4.2 公文校對(duì)由擬稿人或擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)。屬于密級(jí)的公文和上報(bào)的各類(lèi)報(bào)表均由經(jīng)辦人親校,要求做到準(zhǔn)確無(wú)誤;校對(duì)人如發(fā)現(xiàn)原稿有問(wèn)題時(shí),應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系,未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動(dòng)。
4.4.3 公文蓋章按《公司印章管理暫行辦法》辦理。
4.4.4 公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出,公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核確定。發(fā)放公文時(shí)要在《公司文件發(fā)放登記表》(見(jiàn)附件一)上登記領(lǐng)用部門(mén),并要求領(lǐng)用部門(mén)的經(jīng)辦人簽名。凡發(fā)出的公文,要嚴(yán)格登記手續(xù)并進(jìn)行編號(hào)、注明密級(jí)、郵寄地點(diǎn)、單位要書(shū)寫(xiě)準(zhǔn)確,封閉要嚴(yán)密,絕密文件還要在封口處加蓋封章。
4.5 公文的更改。
4.5.1 公文的更改應(yīng)由文件原起草部門(mén)擬定文件修改稿或補(bǔ)充稿,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,交綜合管理部核稿后,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4.5.2 文件修改稿或補(bǔ)充稿應(yīng)在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放,即保證修改后的文件發(fā)放到所有擁有原文件及原文件復(fù)印件的各級(jí)機(jī)構(gòu)和部門(mén)。
5 收文處理
5.1 公文收文一般包括分發(fā)、登記、擬辦、批辦、送閱(傳閱)、承辦、督辦、立卷歸檔、銷(xiāo)毀等程序。
5.2 分發(fā)。凡署名公司的正式公文、會(huì)議文件、重要資料及信件,由綜合管理部負(fù)責(zé)分發(fā);署名部門(mén)的收件,由部門(mén)簽收和處理;署名領(lǐng)導(dǎo)的收件,送交領(lǐng)導(dǎo)本人收處。
5.3 登記。有關(guān)部門(mén)、單位的正式公文,領(lǐng)導(dǎo)參加的各種會(huì)議的文件,及有關(guān)部門(mén)的重要資料由綜合管理部人員采用“收文登記表”對(duì)來(lái)文時(shí)間、單位、文號(hào)、標(biāo)題、承辦單位等進(jìn)行登記,并填制“文件呈批閱辦表”(見(jiàn)附件二)。
5.4 擬辦。綜合管理部確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文擬辦工作。由綜合管理部人員填制“文件呈批閱辦表”后,即送擬辦人提出擬辦意見(jiàn),經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人閱審后,由綜合人員按擬辦意見(jiàn)統(tǒng)一傳送。擬辦工作從收到公文起,一般不得超過(guò)二小時(shí),擬辦人不在時(shí),直接送辦公室領(lǐng)導(dǎo)閱處。急件和限時(shí)辦理的公文,應(yīng)隨到隨登記、隨擬辦、隨送批、隨送辦。
5.4.1 傳閱卷由擬辦人根據(jù)公司部門(mén)職責(zé)提出擬辦意見(jiàn),確定傳閱順序,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人閱審后,由綜合人員按擬辦意見(jiàn)先送公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱,再送有關(guān)部門(mén)傳閱。
5.4.2 涉及兩個(gè)以上部門(mén)處理的請(qǐng)示件公文,由主辦部門(mén)提出處理意見(jiàn),協(xié)辦部門(mén)會(huì)簽辦理,再送主辦部門(mén)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示;涉及公司發(fā)展的重大事項(xiàng)請(qǐng)示,由主辦部門(mén)提出處理意見(jiàn),協(xié)辦部門(mén)會(huì)簽后,先送主辦部門(mén)公司主管領(lǐng)導(dǎo)、再送總經(jīng)理批示。
5.5 送閱(傳閱)和處理。
5.5.1 公文送閱的范圍:公司領(lǐng)導(dǎo)、以及其他相關(guān)的閱文部門(mén)。
5.5.2 公文傳閱。綜合人員要根據(jù)批辦、送閱欄中簽署的閱文公司領(lǐng)導(dǎo)和閱文部門(mén),用送文方式進(jìn)行傳閱。上級(jí)有關(guān)重要文件及“絕密”、“機(jī)密”文件,應(yīng)采取保密措施直接送總經(jīng)理閱示。
5.5.3 領(lǐng)導(dǎo)閱批公文和各部門(mén)在閱完公文后,均應(yīng)在“文件呈批閱辦表”有關(guān)欄目簽上姓名和時(shí)間。
5.5.4 公文要求處理的事項(xiàng)由主辦部門(mén)辦理,辦完后應(yīng)在“公文呈批閱辦表”中寫(xiě)明處理結(jié)果。
5.5.5 請(qǐng)示件公文主辦部門(mén)必須明確提出處理意見(jiàn),會(huì)簽部門(mén)明確表示意見(jiàn)后報(bào)主辦部門(mén)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示。
5.6 立卷歸檔。收處的公文辦結(jié)后,應(yīng)將收文、文件呈批閱辦表、辦理結(jié)果的文件底稿立卷歸檔。
6 公文的處理時(shí)限、承辦和催辦
6.1 公司綜合管理部從收到文件到送閱的處理時(shí)限為一個(gè)工作日;對(duì)擬發(fā)文稿的處理,包括核稿、審核、公司領(lǐng)導(dǎo)閱批和打印發(fā)送,其時(shí)限一般為二個(gè)工作日。
6.2 各部門(mén)的處理時(shí)限。對(duì)傳閱件來(lái)文,傳閱部門(mén)的處理時(shí)限一般為一個(gè)工作日;請(qǐng)示件來(lái)文,主辦部門(mén)的閱辦時(shí)限一般不超過(guò)二個(gè)工作日,會(huì)簽部門(mén)的閱辦時(shí)限一般不超過(guò)一個(gè)工作日。對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)的文件,直接轉(zhuǎn)發(fā)的公文,主辦部門(mén)的擬文時(shí)限為一個(gè)工作日;轉(zhuǎn)發(fā)公文需研究相應(yīng)措施,或結(jié)合本公司實(shí)際提出貫徹方案的,主辦部門(mén)的擬文時(shí)限為二個(gè)工作日。上述公文處理,如有特殊情況可適當(dāng)延長(zhǎng),但急件要隨時(shí)處理。
7 公文歸檔
7.1 公文辦結(jié)后,綜合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料,按規(guī)定立卷歸檔。
7.2 分工立卷的具體方法。
7.2.1 與外單位聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷;
7.2.2 本公司各類(lèi)發(fā)文,以及以公司名義召開(kāi)的會(huì)議文件,部門(mén)發(fā)文等文件的原稿、定稿、正本由綜合管理部立卷。
7.3 部門(mén)公文材料立卷程序。
部門(mén)公文材料立卷程序包括:案卷類(lèi)目的編制、文件的平時(shí)歸卷。
7.3.1 案卷類(lèi)目的編制
各部門(mén)文書(shū)管理人員應(yīng)根據(jù)本部門(mén)工作情況和任務(wù),按照便于管理、查找、利用的原則制定本部門(mén)的案卷類(lèi)目,對(duì)具有保存價(jià)值的文件及時(shí)收集、歸檔。
7.3.2 文件的平時(shí)歸卷
根據(jù)案卷類(lèi)目的條款名稱(chēng),為每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷夾。文件處理完畢,立卷人員根據(jù)文件所針對(duì)的條款,歸入有關(guān)卷夾內(nèi)并在文件登記簿上注明文件存入的卷號(hào),以備查找。
8 公文管理
8.1 秘密、機(jī)密文件、資料的復(fù)印件視同正式文件、資料,閱辦后須按規(guī)定保管、立卷、歸檔或清退、銷(xiāo)毀。
8.2 公文被撤銷(xiāo),視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
8.3 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷(xiāo),保證不丟失、不漏銷(xiāo)。其中,銷(xiāo)毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
8.4 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退,個(gè)人不得保存文件。
9 附則
9.1 本規(guī)定由公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。
第2篇 煤礦企業(yè)公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
某某煤礦公文管理規(guī)定
一、發(fā)文管理
(一)行文格式
公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)等部分組成。
1、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
2、機(jī)要公文分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。
3、發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。
4、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文種類(lèi)。除發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)政府規(guī)章性文件外,標(biāo)題一般不加書(shū)名號(hào),也不用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨政或部門(mén)的文件和批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,原標(biāo)題文字過(guò)長(zhǎng),可重新概括確定標(biāo)題。
5、公文如有附件,應(yīng)在正文之后,成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱(chēng)。
6、公文成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
7、公文主題詞標(biāo)注在文件末頁(yè)下部,抄報(bào)抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準(zhǔn)。
8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機(jī)關(guān)各部室,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo);礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部室。主送單位為部分單位的,應(yīng)限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫(xiě)明單位或部門(mén)。
(二)行文規(guī)則
1、*某某煤礦委員會(huì)、徐州礦務(wù)集團(tuán)有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、*某某煤礦紀(jì)律檢查委員會(huì)、某某煤礦工會(huì)、共青團(tuán)某某煤礦委員會(huì)、某某煤礦張小樓井、*某某煤礦張小樓井總支委員會(huì)、某某煤礦東城井、*某某煤礦東城井總支委員會(huì)可以單獨(dú)行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號(hào)。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委文件由各部門(mén)起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。
2、基層單位及機(jī)關(guān)部室上報(bào)的報(bào)告、請(qǐng)示按文種分別處理。“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事,“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。如涉及多個(gè)部門(mén)、多個(gè)事項(xiàng),原則上應(yīng)退回原單位重新行文。
3、原則上不越級(jí)行文,如需越級(jí)行文,應(yīng)視內(nèi)容抄送被越級(jí)的機(jī)關(guān)。
4、“報(bào)告”或“請(qǐng)示”只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān),如涉及有關(guān)部門(mén)可以抄送,但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外,“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的問(wèn)題必須在規(guī)定期限內(nèi)給予批復(fù)。
5、凡礦職能部門(mén)和黨群辦事機(jī)構(gòu)的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委可以單獨(dú)行文,由礦分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(三)公文形成
發(fā)文辦理程序?yàn)?起草人擬稿→部門(mén)主管審核簽字→黨政辦公室秘書(shū)核稿→主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(視情況有時(shí)先由分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→機(jī)要文書(shū)登記編號(hào)→打字室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核意見(jiàn)修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。
1、公文起草
礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報(bào)的所有公文由礦職能部門(mén)、黨群辦事機(jī)構(gòu)代擬或由礦黨政辦公室負(fù)責(zé)組織起草。擬寫(xiě)公文應(yīng)遵守以下幾點(diǎn):
(1)擬寫(xiě)公文必須符合國(guó)家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說(shuō)明。
(2)內(nèi)容真實(shí),觀(guān)點(diǎn)鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短。
(3)用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,人名、地點(diǎn)、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)、數(shù)字、事物名稱(chēng)準(zhǔn)確無(wú)誤,使用簡(jiǎn)稱(chēng)應(yīng)規(guī)范,并加以說(shuō)明,日期應(yīng)寫(xiě)具體的年月日。
(4)公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序號(hào)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略詞、具有修辭色彩的語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書(shū)寫(xiě)外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼書(shū)寫(xiě)。
(5)引用材料應(yīng)核對(duì)原件,做到準(zhǔn)確無(wú)誤。引用公文還應(yīng)注明所引用公文的發(fā)文日期、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)寫(xiě)具體的年月日。
(6)正文部分如需使用序數(shù)符號(hào)標(biāo)明層次時(shí),一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。
(7)必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。
(8)根據(jù)公文的內(nèi)容和行文規(guī)則,準(zhǔn)確使用文種,標(biāo)明主題詞。根據(jù)需要標(biāo)明緊急程序和密級(jí)。
(9)所有文稿一律使用計(jì)算機(jī)打印。
2、公文核稿及簽發(fā)
(1)草擬好的公文,應(yīng)先由黨政辦公室秘書(shū)進(jìn)行核稿,填寫(xiě)發(fā)文標(biāo)簽。擬稿人、主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人和核稿人要分別在發(fā)文標(biāo)簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級(jí)直接送礦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文稿。核稿的重點(diǎn)是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定,提出的意見(jiàn)和辦法是否切實(shí)可行;需要同有關(guān)部門(mén)協(xié)商的事項(xiàng)是否已協(xié)商一致;內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實(shí);文字表述、文種使用、公文格式、密級(jí)標(biāo)引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。對(duì)內(nèi)容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。
(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍(lán)黑、炭素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě))。對(duì)不符合要求的文稿,應(yīng)按要求重新處理。
(3)礦黨政上報(bào)集團(tuán)公司黨委、行政及上級(jí)有關(guān)部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告,由黨政辦公室秘書(shū)審核后,根據(jù)具體情況報(bào)送有關(guān)礦領(lǐng)導(dǎo)審簽。
(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎(jiǎng)懲決定,全礦性工作意見(jiàn),重大事件、項(xiàng)目、工程批復(fù)等,經(jīng)黨政辦公室秘書(shū)核稿后,由礦黨委書(shū)記或礦長(zhǎng)簽發(fā),或由黨委書(shū)記、礦長(zhǎng)委托的副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。
(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉(zhuǎn)部門(mén)工作意見(jiàn),經(jīng)黨政辦公室秘書(shū)核稿后,根據(jù)文件內(nèi)容,由業(yè)務(wù)對(duì)口副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機(jī)要文書(shū)根據(jù)文稿內(nèi)容,核對(duì)文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項(xiàng)。符合發(fā)文要求的,進(jìn)行登記編號(hào)。公文編號(hào)一文一號(hào),按年依次編注,不得重復(fù)編號(hào)或空號(hào)。
(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專(zhuān)業(yè)會(huì)議紀(jì)要,由辦公室秘書(shū)核稿,會(huì)議主持人簽發(fā);涉及重要內(nèi)容的,報(bào)請(qǐng)黨委書(shū)記、礦長(zhǎng)或其他副礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會(huì)議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人出席會(huì)議的,事前要報(bào)請(qǐng)黨委書(shū)記或礦長(zhǎng)審批;需要基層各單位和機(jī)關(guān)部門(mén)副職干部參加會(huì)議的,事前要報(bào)請(qǐng)分管礦領(lǐng)導(dǎo)審批。
(9)付印前的公文,由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認(rèn)真細(xì)致校對(duì)文稿,經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。
(10)公文要嚴(yán)格按規(guī)定格式打印。機(jī)要公文密級(jí)和緊急字樣分別標(biāo)在公文眉首的右上角,字體為3號(hào)黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標(biāo)題字體為2號(hào)小標(biāo)宋體,正文為3號(hào)仿宋體?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字,詞目用3號(hào)宋體字。正文一般每頁(yè)排22行,每行排28個(gè)字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用us型紙(條件具備后逐步過(guò)渡到規(guī)定的a4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)相符。公文頁(yè)數(shù)超過(guò)兩頁(yè)的,必須編印頁(yè)碼。涉密文件應(yīng)指定專(zhuān)人打印,所使用的計(jì)算機(jī)軟盤(pán)專(zhuān)用并加密,必要時(shí)要做消除處理。
(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)與文稿核對(duì)準(zhǔn)確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。
(四)公文分發(fā)及報(bào)送
1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無(wú)論何部門(mén)起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類(lèi)文件由成文單位負(fù)責(zé)發(fā)放,嚴(yán)禁在各類(lèi)會(huì)議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》?；鶎痈鲉挝缓蜋C(jī)關(guān)各部室應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件領(lǐng)取,如有緊急文件應(yīng)根據(jù)黨政辦公室通知隨時(shí)領(lǐng)取。
2、凡主送集團(tuán)公司黨委、行政的請(qǐng)示或報(bào)告,只報(bào)送一份給集團(tuán)公司黨政辦公室機(jī)要科,嚴(yán)禁多頭報(bào)送。抄報(bào)、抄送集團(tuán)公司黨委、行政或有關(guān)部室的文件,由黨政辦公室機(jī)要文書(shū)定期集中報(bào)送,緊急情況下須隨時(shí)報(bào)送。
(五)公文歸檔
1、公文形成后,由礦黨政辦公室機(jī)要文書(shū)負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機(jī)要文書(shū)向檔案室核對(duì)交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。
2、礦黨政及礦黨政辦公室召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議所形成的會(huì)議文件、材料,由承辦部門(mén)人員負(fù)責(zé)收集整理后,及時(shí)交檔案室歸檔。
(六)隨著無(wú)紙化辦公的逐步推行,今后紙質(zhì)文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關(guān)管理規(guī)定屆時(shí)另行下發(fā)。
二、收文管理
(一)礦黨政辦公室接收的外來(lái)各類(lèi)文件、電報(bào)、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機(jī)要文書(shū)負(fù)責(zé)簽收、分類(lèi)、登記、編號(hào)、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見(jiàn),送礦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后按順序傳閱或辦理。
(二)對(duì)集團(tuán)公司通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)下發(fā)的各類(lèi)文件材料,機(jī)要文書(shū)應(yīng)及時(shí)接收,原則上當(dāng)日下發(fā)的文件必須當(dāng)日接收,緊急文件隨時(shí)接收。同時(shí),要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意見(jiàn),及時(shí)轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)辦理。
(三)公文承辦部門(mén)(人員)要將公文辦理情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。
(四)公文處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)對(duì)外提供公文,不準(zhǔn)隨意復(fù)印文件。
(五)礦黨政領(lǐng)導(dǎo)及職能部室參加國(guó)家、省、市及外地區(qū)召開(kāi)的各種會(huì)議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關(guān)職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機(jī)要文書(shū)按收文程序處理,次年初交檔案室分類(lèi)歸檔,以便調(diào)閱和使用。
三、考核規(guī)定
(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門(mén),負(fù)責(zé)公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
(二)公文主辦部門(mén)違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對(duì)所在部門(mén)罰款100元。
(三)對(duì)手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機(jī)要文書(shū)不得予以編號(hào),否則每發(fā)生一次,對(duì)機(jī)要文書(shū)罰款50元。
(四)公文校稿人要認(rèn)真對(duì)照核稿修改的意見(jiàn),對(duì)付印前的文稿認(rèn)真細(xì)致地校對(duì),并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯(cuò)誤沒(méi)有校對(duì)改正,對(duì)校對(duì)人罰款50元,并責(zé)成改正。
(五)公文印刷人員要嚴(yán)格按規(guī)范要求進(jìn)行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對(duì)責(zé)任人罰款50元。
(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯(cuò)蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對(duì)責(zé)任人罰款50元,并責(zé)成整改。
(七)黨政辦公室要加強(qiáng)文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺(tái)帳,落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé),及時(shí)督促機(jī)關(guān)各部室和基層單位領(lǐng)取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯(cuò)發(fā)的,每次對(duì)責(zé)任人罰款50元。
(八)黨政辦公室機(jī)要文書(shū)要加強(qiáng)收文管理,確保準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對(duì)責(zé)任人罰款50元。
(九)黨政辦公室秘書(shū)要增強(qiáng)工作責(zé)任心,做好全礦各類(lèi)公文的核稿工作,確保公文處理的質(zhì)量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對(duì)責(zé)任人罰款50元。
