房地產(chǎn)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

檔案管理與資料管理

檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質(zhì)量及效率,特制定本規(guī)定。

(一)歸檔適用范圍范圍

凡公司與外界往來(lái)及公司與各協(xié)作單位之間往來(lái)的以及公司經(jīng)營(yíng) 管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計(jì)劃或總結(jié)(年、月度)、財(cái)務(wù)審 計(jì)、經(jīng)營(yíng)狀況、項(xiàng)目可行研究報(bào)告(方案)、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊(cè)文件)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、請(qǐng)示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價(jià)值的文件資料及重大公關(guān)活動(dòng)的圖片、文字、錄像資料。

(二)管理部門

1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室,設(shè)專職檔案管理人員;各部門設(shè)兼 職檔案管理人員(必須報(bào)行政人事部備案),負(fù)責(zé)本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營(yíng)管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負(fù)責(zé)定期移交公司綜合 檔案室。

2、公司檔案資料由行政人事部負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理,各部門實(shí)行專業(yè)對(duì)口分 級(jí)管理。

(三)移交歸檔與使用

公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時(shí)間將有關(guān)襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復(fù)印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經(jīng)歸檔的原件時(shí),需經(jīng)批準(zhǔn)后履行借閱手續(xù)使用。

2、歸檔時(shí)間分與歸口管理部門

2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。

2.2會(huì)計(jì)檔案:會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)預(yù)算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動(dòng)情況隨時(shí)歸檔。 2.4基建工程、設(shè)備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預(yù)算書、許可證、 隱蔽資料等)、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動(dòng)力安 裝投入使用后一個(gè)月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進(jìn)行分類保管。

2.5 各類報(bào)告、方案、內(nèi)部申請(qǐng)批復(fù)、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計(jì)劃書: 該類檔案在確立形成時(shí)由部門留存,同時(shí)送交行政人事部留存正 本歸檔。

2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準(zhǔn)簽署后分別由簽署部 門、財(cái)務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。

2.7圖書、期刊、報(bào)紙類:在購(gòu)入或訂購(gòu)后先列入管理臺(tái)帳,后又綜 合檔案室負(fù)責(zé)分類保管、借閱、歸類、管理。

2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動(dòng)圖像、錄音錄象資料 以及外出開會(huì)、學(xué)習(xí)、考察、參觀人員帶回具有保存價(jià)值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。

(三)文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收:

1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

3、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 (四)文件整理標(biāo)準(zhǔn)

1、本檔案按問(wèn)題組卷,一事一卷或一事多卷。

2、對(duì)接收的所有檔案及時(shí)審查,進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號(hào)。

3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請(qǐng)示與批復(fù)合并一起立卷。

4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學(xué)規(guī)范,便于查找。

(五)檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)

檔案按職能設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經(jīng)營(yíng)管理類;(4)工程技術(shù)圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報(bào)告和專項(xiàng)技術(shù)研究類;(7)預(yù)算項(xiàng)目類;(8)資產(chǎn)設(shè)備材料類;(9)會(huì)計(jì)檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級(jí)類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行設(shè)置。按問(wèn)題分類,結(jié)合年度,一事一卷。 檔案分類一級(jí)類目采用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí),a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個(gè)一級(jí)類目(二級(jí)類目由綜合檔案室劃分該類明細(xì)科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。 按各項(xiàng)要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導(dǎo)思想和分類準(zhǔn)則,保持各類檔案的有機(jī)聯(lián)系和及時(shí)、高效提供利用。

根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進(jìn)行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問(wèn)題的案卷排列在一起,在同一問(wèn)題內(nèi)再按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個(gè)階段不超過(guò)三位數(shù)。排列時(shí)按大類、年度、流水編制案卷順序號(hào),即類、年度大流水編號(hào)。

(六)保存期限

保管期限可分為:永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。

(七)檔案借閱

1、無(wú)論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進(jìn)行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。

2、查閱檔案原則上在閱檔室進(jìn)行,一般不得借出。必須借出時(shí),需經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。

3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準(zhǔn),經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 后,方可查閱。

4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)案件,應(yīng)經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人同意。

5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛(ài)護(hù),嚴(yán)禁涂改;注意安全 和保密,嚴(yán)禁擅自復(fù)制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復(fù)制,必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

6、檔案歸還時(shí),經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財(cái)務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。

(八)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)

檔案入庫(kù)前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格檢查,防止錯(cuò)、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì) 進(jìn)行侵蝕。 檔案入庫(kù)后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學(xué)、整齊美觀,便于保管和 利用。

3、檔案室門窗裝具要堅(jiān)固,檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),確保檔案安全; 非工作人員不得進(jìn)入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設(shè)施。 每季度對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時(shí)歸回原處。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁放置與檔案無(wú)關(guān)物品,嚴(yán)禁在檔案室吸煙。

(九)保密守則(詳見(jiàn)保密規(guī)定)

對(duì)保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級(jí)規(guī)定》,由主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員會(huì)同歸檔部門合理劃分密級(jí)(絕密、機(jī)密、秘密)。

2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無(wú)關(guān)人員泄露。

3、查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱、摘抄、翻印、復(fù)制。

4、

銷毀檔案要嚴(yán)格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進(jìn)行監(jiān)銷, 任何個(gè)人不得將檔案私自處理。

5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須立即向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴(yán)重者要依法嚴(yán)肅處理。

(十)附則