會議紀要管理制度

會議紀要管理制度

一、 目的：

為規(guī)范公司的會議管理，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調工作為會議的后續(xù)工作的執(zhí)行、追蹤提供依據(jù)。特制定本制度。

二、 適用范圍：

? 中層干部會議(包括周例會、月度、季度、年度會議等)

? 部門內部會議(包括部門例會)

? 專題會議(公司有關生產、經營、質量、安全、設備、技改、等方面的會議)

公司會議(包括公司全體參加)

三、 會議紀要的定義：

對工作會議中的主要內容尤其是重大事項、會議結果、相關的解決辦法和行動計劃進行概括記錄。

四、 會議名稱規(guī)定：

內部會議(包含部門例會)：部門加日期，如品管部為品管部xx0510

跨部門會議：會議主題加日期

五、 具體管理規(guī)定

1. 會議紀要記錄要求：

1) 所有會議均需做會議紀要，以方便相關信息的查詢和后續(xù)工作的追蹤、落實;

2) 會議紀要需如實記錄，對內容進行概括、總結，分類別或分項目記錄;

3) 會議紀要中包含(但不僅限于)如下內容：會議的主要內容及議題，會議討論或決定的重大事項、會議決定的行動計劃或改進措施。(具體格式詳見附件一)

2. 會議紀要整理：

1) 公司會議、中層干部會議紀要由行政人事部指定專人進行整理;

2) 各部門指定專人記錄部門內部會議;

3) 其他會議紀要由會議發(fā)起人指定專人進行整理;

3. 會議紀要的發(fā)放及工作追蹤：

1) 會議紀要整理和印發(fā)應在1個工作日內完成，，根據(jù)工作需要發(fā)給所有會議相關人員;

2) 會議紀要中涉及的行動計劃及重要工作的追蹤由會議發(fā)起人安排專人進行追蹤、落實，公司會議由行政人事部負責追蹤、落實;

4. 抄報、存檔、保管：

1) 各類會議資料必須存檔：公司會議紀要由行政人事部存檔;跨部門會議紀要由發(fā)起部門存檔;部門內部會議本部門負責人制定專人進行存檔保管;

2) 所有會議紀要電子版需在1個工作日內抄報一份給總經理及行政人事部;

六、 會議紀律和要求：

1. 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續(xù)。

2. 不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應向會議主持人請假。

3. 會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。

4. 會議紀要發(fā)放、抄送未在規(guī)定時間完成，扣相關人員績效考核5分。

七、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。