企業(yè)公司收發(fā)文管理制度

企業(yè)集團收發(fā)文管理制度

一、收文

1、登記:所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號,按流水號、接收日期、文件標題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。

2、傳閱:由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關負責人傳閱,及時分發(fā)、及時收回歸檔。

二、發(fā)文

1、公司文件的擬定簽發(fā),對內(nèi)外具有指令性和權威性。

2、擬稿:公司文件一般由各部門在職責范圍內(nèi)自行起草,要對文件內(nèi)容負責。文件內(nèi)容涉及跨部門事務,須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務往來的文件,由董事長指定專人負責起草。

3、核稿:公文起草后,由擬稿部門經(jīng)理審核簽字,如公文內(nèi)容涉及其他部門事務,須由有關部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務往來文件,由董事長簽發(fā)。

4、簽發(fā):凡以公司名義行文的,須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后,方可交付打印,屬于部門職權范圍內(nèi)需以部門名義獨立行文的,部門經(jīng)理簽發(fā)即可。

5、打印:在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后,交行政部審核登記,標明文號,密級和分發(fā)范圍。董事長直接簽發(fā)的特殊公文,但要補辦登記手續(xù),按審核份數(shù)打印。

6、蓋章:文件打印校對完畢后,按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。

7、存檔:公司所有文件均須存檔一份,發(fā)文部門也須自留一份備查。

8、傳遞:保密文件的傳遞,按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達。

三、傳真

1、由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真,并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。

2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。